和ごころコンシェルジュの裏野由美子です。
最近、当店に営業の電話がよくかかってきます。
パートさんやアルバイトさんが出て、どんなご用件かをお聞きすると、
「オーナーさんか責任者の方にしかお話できないので」
「あなたに言っても分からないので」と言われるそうです。
どんなマニュアルなのでしょう？
決定権のない人に伝えても時間の無駄だと思っているのでしょうか？
電話対応は、会社全体の印象を左右するほど重要なものですが、
電話をかけてくる側が、対応してくれているパートさんやアルバイトさんに
そのような態度をとると、こちらもそういう会社の人とは取引したくないと思うのですが・・・
顔が見えない状況でのコミュニケーションだからこそ、
言葉遣いや相手への気遣いといったビジネスマナーの基本ができているかどうかが重要です。
会社には毎日、色々な用件で電話がかかってきます。
日ごろお世話になっている方なのか、大きな取引のチャンスなのか、クレームなのか、
そして営業なのか、用件は電話に出るまで誰にもわかりません。
電話がかかってきた時、受けた側のマナーも大事ですが、
今回のNIKKEIプラス１マナーのツボでは、「電話をしたら不在だった。あるいは忙しかった」
そんなときどうすればよいのかという
電話をかけた側のマナーについての記事です。
電話をかけたが相手が不在だった場合は、相手が「担当者が戻り次第こちらからかけるように申し伝えます」と
気遣い下さっても、相手の戻る時間を確認し「またこちらからかけ直します」と告げて電話を切ります。
この時、こちらから「お戻り次第お電話を下さい。」というのは相手の判断を無視することになるので、
注意が必要です。
ただし、緊急の場合ややむを得ず折り返しの電話をお願いする際は
「こちらの用事で申し訳ございません。ご連絡下さるようお伝えいただきますか」と依頼し、
相手から電話がかかってきたら「お忙しい中、ありがとうございます」を忘れないようにしましょう。
もちろん電話を受けた側は、
相手の希望する担当者が不在だった場合、不在の旨を伝えるとともに、連絡についてどうするのか、
急ぎなのか、相手の意向をしっかりと確認しましょう。
まずは折り返しの必要の有無を最初に確認した上で、折り返し要であれば相手の連絡先、
相手の都合のよい時間帯などを確認するようにしましょう。
電話対応一つで、会社の印象が左右されるのをお忘れなく。